Casi cualquier negocio enfrenta dificultades con un flujo del efectivo. Eso ocurre cuando el ente económico no tiene suficiente efectivo disponible para cumplir con sus obligaciones inmediatamente. De hecho, el Instituto Colegiado de Gestión de Crédito (Inglaterra) nos informa que 8 de cada 10 PYMEs son afectadas con eso. De la misma manera, el informe refleja que más del 30 % de los emprendedores saben poco acerca de la gestión de las cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Esos dos conceptos son los indicadores principales que nos ayudan a evaluar la situación financiera de cualquier negocio. Podemos decir que las cuentas por pagar representan valores que tu negocio debe pagar a sus proveedores. Al contrario, las cuentas por cobrar acumulan cantidades que tus consumidores te adeudan por sus compras a crédito.
El texto detalla esos dos conceptos. Tras su lectura, dispondrá de todas las herramientas necesarias para administrar de manera eficaz las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar.
Cuentas por pagar
Vamos a empezar con las cuentas por pagar. Formalmente, esas cuentas acumulan los valores que tu empresa adeuda a sus proveedores por los bienes y servicios comprados a crédito. No obstante, no piensas acerca de las cuentas por pagar como los gastos. En caso contrario, son los pasivos corrientes y pertenecen al balance general. Los cambios de valores de esas cuentas revelan mucho sobre tu negocio y sus operaciones. Es decir, los aumentos podrían significar que tu empresa tiene las condiciones favorables del crédito. Sin embargo, eso también podría significar que tu negocio tiene problemas con efectivo y no puede cubrir sus obligaciones.
Cómo registrar las cuentas por pagar
Para grabar una compra a crédito, necesitas crear múltiples entradas que documentan cambios en las cuentas por pagar. Vamos a ponerlo en práctica con un ejemplo de vida real. Supone que tu empresa compre materiales de oficina con valor de $700.000 a crédito. De acuerdo con los principios de la contabilidad de partida doble, grabamos esa transacción como cambios en Cuentas por Pagar y Equipo de Oficina:
| Detalles | Debe | Haber |
| Equipo de Oficina | 700.000 | |
| Cuentas Por Pagar | 700.000 |
Es importante notar que los movimientos actuales no aparecen antes del pago actual a tu proveedor. Cuando lo ocurre, ajustamos la cuenta Cuentas por Pagar y Caja con los valores correspondientes. De hecho, no es necesario pagar todo en la misma transacción. En esta situación debes crear una entrada por cada transacción.
| Detalles | Debe | Haber |
| Cuentas Por Pagar | 700.000 | |
| Caja/Bancos | 700.000 |
Disminuciones en las cuentas por pagar significan que necesitas reducir una cuenta del efectivo para preservar el balance. Por lo tanto, las cuentas por pagar ayudan a los emprendedores a planear sus pagos y verificar que el negocio no tiene los gastos no pagados.
Tipos de las cuentas por pagar
Como lo hemos mencionado previamente, las cuentas por pagar corresponden a los pasivos corrientes. En otras palabras, representan las obligaciones de corto plazo de tu ente económico. De hecho, podemos diferenciar entre estos tipos de cuentas por pagar:
- Proveedores: Este grupo representa las deudas por la compra de los servicios o bienes a crédito que son directamente relacionadas con el objeto social del ente económico.
- Costos y gastos por pagar: Esta categoría acumula obligaciones conectadas con servicios consumidos como energía, internet o arriendos.
- Impuestos: Aquí pertenecen los impuestos y tasas como el IVA.
- Obligaciones laborales: Este grupo incluye salarios y otras obligaciones pendientes con los trabajadores, como vacaciones y aportes a seguridad social.
- Dividendos por pagar: Estos valores corresponden a la parte de la utilidad que reciben los socios de la empresa por el aporte que hayan hecho al capital del mismo.
Cómo gestionar las cuentas por pagar
El Instituto Colegiado de Gestión de Crédito reporta que 1 de cada 3 emprendedores tiene dificultades con un manejo de las cuentas por pagar correctamente. Para evitar ese problema en tu vida empresarial, necesitas conocer algunos consejos. El factor principal en este caso es definir un flujo de trabajo claro y transparente. Eso incluye esas estrategias:
- La gestión de las facturas centralizada: Con el apoyo de la bandeja de entrada única es posible evitar el problema de las facturas perdidas.
- Calendarios de pago: Relaciona pagos por tus proveedores con el flujo del efectivo para evitar los pagos retrasados.
- Umbrales de aprobación: Organice límites de aprobación para diferentes niveles de gestión en función de los importes de las facturas para garantizar que los pagos grandes se revisen de forma comprensible.
Cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar corresponden a la parte opuesta de la ecuación contable fundamental. El balance de estas cuentas acumula los valores que tus clientes te adeudan por los bienes y servicios comprados a crédito. Asimismo, las cuentas por cobrar se relacionan con el balance general y representan los activos de corto plazo. Las cuentas por cobrar afectan el flujo del efectivo directamente: cuando tu consumidor paga su factura, recibes efectivo. Los cambios podrían decir mucho acerca de la salud financiera de tu negocio. Así, cuando el valor es alto, tu empresa es rentable. En contraste, si las facturas no son pagadas rápidamente, el negocio no tiene suficiente efectivo y no puede cumplir con sus obligaciones financieras.
Cómo grabar las cuentas por cobrar
Para grabar las ventas al crédito, debes crear algunas entradas. Vamos a ver un ejemplo para mostrarlo. Imagina que tu empresa ofrece los servicios con valor de $3.000.000. Inmediatamente, grabas esa transacción como cambios en Cuentas por Cobrar e Ingresos Operacionales. Sin embargo, tu cuenta del efectivo no se cambia antes de que tu cliente haga una transferencia. De esta manera, la primera entrada se aparece cuando emites una factura:
| Detalles | Debe | Haber |
| Cuentas Por Cobrar | 3.000.000 | |
| Ingresos Operacionales | 3.000.000 |
Cuando recibes el efectivo, creas la segunda entrada para modificar Caja y Cuentas por Cobrar.
| Detalles | Debe | Haber |
| Caja/Bancos | 3.000.000 | |
| Cuentas Por Cobrar | 3.000.000 |
Tipos de las cuentas por cobrar
De manera formal, las cuentas por cobrar representan las reclamaciones contra tus consumidores. Son los activos de corto plazo. Hay tres categorías principales de las cuentas por cobrar:
- Cuentas por cobrar comerciales: Esta categoría representa las deudas de tus clientes por la venta a crédito de productos o servicios relacionados directamente con el objeto social del negocio.
- Cuentas por cobrar a vinculados y socios: Este grupo acumula valores de los préstamos o valores adeudados por los socios o accionistas.
- Anticipos y avances: Estas cuentas representan el dinero entregado a proveedores como parte de pago previa a la entrega de bienes o servicios.
Cómo gestionar las cuentas por cobrar
Los valores grandes en tus cuentas por cobrar no implican que tu empresa sea rentable de verdad. En realidad, las representan las obligaciones de tus clientes, mas para ser rentable, necesitas cobrar esas cantidades. De esta manera, la gestión de las cuentas por cobrar desempeña un papel importante en las operaciones de cualquier negocio. Aquí vamos a ver algunas estrategias para gestionar las cuentas por pagar de manera efectiva:
- Facilita los pagos para tus clientes: Establece diferentes opciones de pago para verificar que tus consumidores pueden seleccionar un método adecuado, como tarjetas de crédito o transferencias bancarias.
- Enviar recordatorios de pago: Para evitar problemas con los cobros, puede notificar amablemente a sus clientes que paguen sus facturas y evitar que se venzan. Por ejemplo, puede configurar notificaciones de pago automáticas para recordarles a sus clientes que paguen su factura si no lo han hecho después de 15 días.
- Establecer condiciones de crédito claras: Definir límites de crédito basados en el historial de compras anterior, así como ofrecer descuentos a los clientes que paguen sus facturas por adelantado, puede mejorar la gestión de cobros.
TL;DR
- Las cuentas por pagar representan las obligaciones de pagar a tus proveedores por bienes y servicios comprados a crédito
- Las cuentas por pagar no son gastos; al contrario, son los pasivos de corto plazo.
- Las cuentas por cobrar acumulan el dinero que tus clientes te deben pagar por sus compras a crédito
- Las cuentas por cobrar son los activos corrientes.
- La grabación de las operaciones que afectan las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar incluye varias entradas